Wanneer een nieuwe medewerker binnenstapt – of een ervaren kracht een nieuwe functie opneemt – is er vaak enthousiasme, nieuwsgierigheid, soms een beetje stress. Maar wat vaak ontbreekt, is iets cruciaals: een grondige kennismaking met de risico’s van de job en de manier waarop het bedrijf omgaat met welzijn en veiligheid. En net daar maakt het verschil tussen routine en verantwoordelijkheid zich zichtbaar.
Belangrijk: ook interimkrachten, stagiairs en andere tijdelijke medewerkers moeten een degelijk onthaal krijgen!
Onthaal is geen formaliteit
Te vaak wordt onboarding herleid tot administratieve afvinklijstjes. Contract tekenen? Check. Rondleiding? Check. Maar hoe zit het met de brandprocedures? Met agressiesituaties? Met het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen? Of met de kennis van wie je moet contacteren als het fout loopt?
Een sterk welzijnsonthaal is geen overbodige luxe, het is een hefboom voor veiligheid én een wettelijke verplichting. De Codex over het welzijn op het werk stelt duidelijk dat elke werknemer bij indiensttreding (of bij wijziging van functie) moet worden ingelicht over de risico’s verbonden aan zijn of haar taak. Geen uitzondering, geen uitstel.
De rol van de leidinggevende
Het is verleidelijk om de preventieadviseur naar voren te schuiven als dé verantwoordelijke voor het welzijnsonthaal. Maar dat is een misvatting. Wij raden aan, zoals ook gangbaar is bij andere spelers binnen de sector, om de uitvoering van het onthaal concreet toe te wijzen aan de direct leidinggevende of werkpostverantwoordelijke. Waarom? Omdat hij of zij de werkpost kent, de risico’s kan benoemen in begrijpelijke taal, en de brug vormt tussen beleid en praktijk.
De preventieadviseur blijft een belangrijke partner, maar neemt geen plaats in als uitvoerder van elke onboarding. Wel als ondersteuner: hij of zij voorziet sjablonen, tools, inhoud en opleiding van de mensen die onthaal geven. Denk aan een ervaren collega, een interne trainer of een safety coach. Zolang de eindverantwoordelijkheid bij de lijn blijft, ben je in orde.
Wat moet er aan bod komen?
Een goed welzijnsonthaal geeft antwoord op eenvoudige maar cruciale vragen:
- Welke risico’s zijn verbonden aan mijn functie?
- Waar vind ik hulp als het fout loopt?
- Wat moet ik doen bij brand, een medisch incident of agressie?
- Welke veiligheids- en welzijnsopleidingen dien ik te volgen?
- Welke beschermingsmiddelen gebruik ik en hoe?
Het onthaal moet duidelijk, begrijpelijk en op maat van de werkpost zijn. En vooral: in een taal die de werknemer verstaat. Een schriftelijke nota, een video met ondertitels, een demo op de werkvloer – alles is goed, zolang de boodschap aankomt. Want veiligheid begint bij begrijpen.
Drie manieren om het goed te doen
Er zijn verschillende manieren om een welzijnsonthaal aan te pakken:
- Een duidelijke onthaalbrochure: Een beknopt document met risico’s, regels en contactpersonen, te tekenen door werknemer én leidinggevende. Praktisch, controleerbaar en eenvoudig te bewaren.
- Een interactieve presentatie: Met tools als Mentimeter of Kahoot maak je van het onthaal een dynamisch moment. Je test meteen of de boodschap is overgekomen.
- Een digitaal leerplatform: Online modules met video, quiz en certificaat. Ideaal voor grotere bedrijven of wie meerdere sites heeft. Kingsm3n helpt je graag bij het opzetten of verbeteren van zo’n platform.
De keuze hangt af van je organisatie, je risico’s en je mensen. Wat telt, is dat het onthaal gebeurt, geregistreerd wordt en effect heeft.
Vergeet dit niet
- Laat het onthaal ondertekenen. Niet alleen door de werknemer, maar ook door de leidinggevende. Zo toon je aan dat het gesprek heeft plaatsgevonden.
- Doe het ook voor interne functiewijzigingen. Nieuwe functie = nieuwe risico’s.
- Hou rekening met de taal van je werknemers. Een onthaal in een onbekende taal is geen onthaal.
En als het fout loopt?
Bij een inspectie door de bevoegde FOD moet je aantonen dat je werknemers correct hebt geïnformeerd. Geen document? Geen bewijs. Geen bewijs? Niet conform. Maar erger nog dan een boete: een ongeval dat vermeden had kunnen worden met een kwartiertje uitleg.
Een partner met ervaring
Bij Kingsm3n helpen we bedrijven om welzijnsonthaal eenvoudig, doeltreffend en controleerbaar te maken. Van kant-en-klare folders tot interactieve sessies en digitale leertrajecten. Met praktijkkennis én oog voor wat écht werkt.
Wil je het onthaal in jouw bedrijf structureel aanpakken? Stuur ons een seintje. We denken graag mee, in de taal van je mensen en met de blik van een preventieadviseur én ondernemer.
Michaël Marbais
Ondernemer en preventieadviseur niveau 1.
Als bestuurder van Kingsm3n en Ken Do It helpt hij bedrijven om veiligheid, beveiliging, leiderschap en mensgericht beleid concreet te maken – in elke routine én elke crisis.
