L’alarme retentit.
Les travailleurs quittent le bâtiment. Quelques minutes plus tard, tout le monde se trouve au point de rassemblement.
Quatre minutes. Beau résultat.
Mais cela signifie-t-il pour autant que l’exercice d’évacuation est réussi ? Pas nécessairement.
Le temps d’évacuation est un indicateur intéressant, mais il ne raconte qu’une partie de l’histoire. Peut-être que l’alarme n’a pas été entendue partout. Peut-être que certains travailleurs ne savaient pas ce que l’on attendait d’eux. Peut-être qu’un fournisseur a été oublié. Peut-être que la communication entre les responsables de l’évacuation était chaotique. Et peut-être que personne, au point de rassemblement, n’était en mesure de confirmer avec certitude que le bâtiment avait réellement été entièrement évacué.
Un exercice d’évacuation est donc bien plus qu’un simple test chronométré.
C’est un audit de votre organisation d’urgence en action.
Et cet exercice n’est pas facultatif. La législation belge impose notamment à l’employeur d’élaborer des procédures relatives à l’évacuation des personnes et d’informer et former les travailleurs à ce sujet. Un exercice d’évacuation doit être organisé au moins une fois par an.
Une fois par an constitue toutefois un minimum légal, et non la garantie que votre organisation maîtrise réellement l’évacuation.
Un bon exercice d’évacuation permet d’identifier les points faibles
Un exercice au cours duquel tout se déroule parfaitement peut sembler être une bonne nouvelle. Mais si aucun point faible n’est identifié, il est possible que l’exercice n’ait finalement apporté que peu d’enseignements.
C’est pourquoi nous regardons toujours bien au-delà du seul temps d’évacuation.
Comment les travailleurs réagissent-ils à l’alarme ? Chacun connaît-il son rôle ? La communication est-elle efficace ? Les visiteurs et autres tiers sont-ils pris en compte ? Toutes les zones ont-elles été contrôlées et savons-nous avec certitude que tout le monde est sorti ?
Découvrir une « erreur » pendant un exercice ne constitue donc pas un échec. Les visiteurs et autres tiers sont-ils pris en compte ? Toutes les zones ont-elles été contrôlées et savons-nous avec certitude que tout le monde est sorti ?
Découvrir une « erreur » pendant un exercice ne constitue donc pas un échec.
C’est un risque que vous identifiez avant qu’il ne se manifeste lors d’une véritable situation d’urgence.
L’évacuation n’est probablement pas votre cœur de métier
Et c’est un point de départ important.
On attend d’un hôtel qu’il accueille ses clients. Une maison de repos ou une maison de repos et de soins prend soin de ses résidents. Une entreprise de production produit. Dans un immeuble de bureaux, les travailleurs se consacrent à leurs activités quotidiennes. Une entreprise logistique doit traiter efficacement les marchandises. Et même dans une entreprise Seveso, où la planification d’urgence est beaucoup plus développée, réagir à une véritable situation d’urgence ne constitue heureusement pas une activité quotidienne.
Évacuer réellement dans des conditions d’urgence ? Heureusement, cela reste rare.
Cela signifie également que les connaissances relatives aux procédures d’évacuation sont moins souvent mises en pratique et ont donc tendance à s’estomper plus rapidement.
Des procédures qui paraissent parfaitement claires sur papier peuvent s’avérer beaucoup moins évidentes sous pression.
À cela s’ajoute, dans de nombreuses organisations, la rotation du personnel.
De nouveaux travailleurs arrivent, des collaborateurs expérimentés quittent l’organisation et les responsabilités évoluent. Une organisation d’évacuation parfaitement structurée il y a deux ans peut aujourd’hui être composée de personnes qui savent à peine qu’elles ont un rôle à jouer.
Il ne suffit donc pas d’élaborer une procédure d’évacuation une seule fois. Elle doit être régulièrement testée, adaptée et réintégrée dans le fonctionnement de l’organisation.
Une évacuation est aussi un test de leadership
Lors d’une véritable évacuation, il n’existe pas de situation idéale dans laquelle chacun peut tranquillement consulter la procédure.
Il y a du bruit. Les personnes posent des questions. Les informations sont incomplètes. Quelqu’un a vu quelque chose qu’un autre n’a pas vu. Des décisions doivent être prises alors que la situation continue d’évoluer.
C’est à ce moment-là que le leadership devient essentiel.
Qui prend l’initiative ? Qui garde une vue d’ensemble ? Qui communique clairement ? Qui ose prendre une décision ? Et qui vérifie que les instructions sont réellement exécutées ?
Les travailleurs qui jouent un rôle actif lors d’une évacuation ont donc besoin de plus que de simplement connaître leur tâche. Ils doivent également être capables de diriger des personnes sous pression, de structurer l’information et de communiquer efficacement entre eux.
Ce dernier point est parfois sous-estimé.
Lorsque différents responsables d’évacuation, réceptionnistes, responsables d’équipe ou autres personnes clés disposent chacun d’une partie de l’information, celle-ci doit rapidement parvenir à la bonne personne.
Communiquer davantage ne signifie pas nécessairement mieux communiquer.
La véritable question est : qui communique quoi, avec qui, par quel moyen et à quel moment ?
Il existe des solutions pratiques et des structures de communication claires pour répondre à ces questions.
Et qu’en est-il des visiteurs et des personnes à mobilité réduite ?
Une procédure d’évacuation est souvent élaborée principalement du point de vue du personnel de l’organisation.
Mais lorsque l’alarme retentit, des clients, visiteurs, fournisseurs, sous-traitants, travailleurs intérimaires, participants à une formation, personnes à mobilité réduite ou autres tiers peuvent également être présents.
Ces personnes ne connaissent pas nécessairement le bâtiment. Elles peuvent ignorer où se trouvent les sorties de secours et ne connaissent pas forcément votre point de rassemblement ni vos procédures.
L’organisation doit donc savoir non seulement comment évacuer ses travailleurs, mais également comment garder à tout moment une vue sur les tiers présents et déterminer qui en assume la responsabilité pendant l’évacuation.
Cela devient encore plus important dans les bâtiments où les entrées et sorties de personnes sont permanentes.
Testé à 14 heures. Mais que se passe-t-il à 2 heures du matin ?
Une organisation d’évacuation qui fonctionne pendant la journée ne fonctionnera pas automatiquement de la même manière pendant la nuit.
Moins de travailleurs sont présents. Certaines personnes clés sont absentes. La réception ou le personnel de permanence se retrouve soudainement avec beaucoup plus de responsabilités. Et, selon l’activité, un nombre important de tiers peut encore être présent simultanément.
Pensons notamment aux hôtels, aux établissements résidentiels, aux activités logistiques ou aux entreprises fonctionnant la nuit.
Le rapport peut même être complètement inversé : de nombreuses personnes présentes connaissent mal le bâtiment, alors que seuls quelques travailleurs sont disponibles pour organiser l’évacuation.
Une procédure d’évacuation mature tient donc compte de différents scénarios d’occupation plutôt que de se concentrer uniquement sur la situation de jour, généralement la plus confortable.
Des problèmes d’évacuation qui vous semblent familiers ? Heureusement, il existe des solutions
Une rotation importante du personnel, la présence de tiers dans le bâtiment, des responsabilités mal définies, une communication insuffisante, une occupation nocturne, une expérience limitée, un manque de leadership ou encore la tension entre safety et security ne sont pas des problèmes exceptionnels.
Ce sont des défis classiques auxquels pratiquement toutes les organisations sont confrontées, à des degrés divers.
Et il existe des solutions.
Kingsm3n peut accompagner les organisations dans l’élaboration, l’analyse et l’optimisation de leurs procédures d’urgence et d’évacuation, la définition des rôles et responsabilités, la mise en place de structures de communication pratiques ainsi que la préparation et l’accompagnement des exercices d’évacuation.
Lors d’un exercice, nous ne nous intéressons donc pas uniquement à la rapidité avec laquelle tout le monde quitte le bâtiment, mais surtout aux raisons pour lesquelles le système fonctionne — et aux endroits où il pourrait échouer lorsque cela compte réellement.
D’abord connaître. Ensuite répéter. Enfin tester..
Des exercices annoncés aux scénarios réalistes
Tous les exercices d’évacuation ne doivent pas présenter le même niveau de complexité. Au contraire : une organisation qui ne maîtrise pas encore suffisamment sa procédure de base tirera peu de bénéfices d’un scénario complexe impliquant de la fumée, des victimes et des voies d’évacuation bloquées.
C’est pourquoi nous préférons construire les exercices d’évacuation de manière progressive.
Niveau 1 – L’exercice d’évacuation annoncé
Dans une première phase, l’exercice est annoncé. L’objectif n’est pas de surprendre les travailleurs, mais de veiller à ce que chacun apprenne à exercer correctement son rôle.
Qui prend la direction des opérations ? Qui contrôle quelle zone ? Qui accompagne les visiteurs ou autres tiers ? Qui communique avec qui ? Qui centralise les informations au point de rassemblement ?
À ce stade, l’objectif est de connaître, d’appliquer et de pratiquer la procédure.
Niveau 2 – L’exercice d’évacuation non annoncé
Lorsque les bases sont suffisamment maîtrisées, l’exercice suivant peut être organisé sans annonce préalable.
À ce stade, aucune difficulté supplémentaire n’est volontairement introduite. Le défi consiste à vérifier si l’organisation applique spontanément et correctement la procédure connue lorsque l’alarme retentit de manière inattendue.
C’est ici que la différence devient visible entre connaître la procédure et réellement la maîtriser.
Niveau 3 – Un scénario réaliste avec des difficultés inattendues
Dans une phase suivante, le niveau de difficulté peut être augmenté. L’exercice d’évacuation lui-même peut être annoncé ou non annoncé, mais des éléments réalistes que les participants ne connaissent pas à l’avance sont introduits pendant l’exercice.
Il peut s’agir, par exemple, d’une victime simulée, d’une personne à mobilité réduite, d’une simulation de fumée, d’une voie d’évacuation indisponible, de l’absence d’une personne clé ou d’une autre situation susceptible de se produire lors d’une véritable urgence.
L’objectif n’est pas de « piéger » les travailleurs. Il s’agit d’observer comment l’organisation d’urgence réagit lorsque la réalité s’écarte du scénario idéal.
Car c’est précisément à ce moment-là que la communication, la prise de décision, le leadership et la robustesse de la procédure sont réellement mis à l’épreuve.
Comment Kingsm3n teste concrètement votre organisation d’évacuation
Pour nous, un bon exercice d’évacuation ne commence pas lorsque l’alarme retentit et ne se termine pas lorsque tout le monde se trouve au point de rassemblement.
Nous travaillons en trois phases.
- Préparation et choix du scénario
Au préalable, nous examinons avec la personne de contact les procédures d’évacuation et d’urgence existantes. Nous vérifions si celles-ci correspondent toujours à la réalité de l’organisation et les adaptons si nécessaire.
Nous déterminons ensuite ce que nous souhaitons tester au moyen de l’exercice et choisissons le scénario et le niveau de difficulté appropriés. Un bon exercice repose en effet sur des objectifs clairs, et non sur l’ambition d’intégrer un maximum de surprises dans un seul scénario.
- Le jour de l’exercice : briefing, observation et débriefing
Le jour même, en fonction du scénario choisi, nous organisons un briefing avec les parties concernées. Lorsque cela est utile, nous rappelons brièvement les principaux rôles et attentes.
Avant le début de l’exercice, nous prenons également les précautions nécessaires afin d’éviter qu’une situation d’exercice soit interprétée comme une véritable urgence. Lorsque cela est pertinent au regard de la procédure d’alarme ou de transmission utilisée, le centre de surveillance, la centrale d’alarme et/ou les services de secours concernés sont informés, conformément à la procédure convenue, qu’un exercice va avoir lieu.
L’exercice d’évacuation peut ensuite commencer. Kingsm3n prévoit au minimum un observateur. Pour les bâtiments plus importants, les immeubles comportant plusieurs étages, les sites complexes ou les scénarios plus élaborés, plusieurs observateurs peuvent être mobilisés.
Nous analysons bien plus que le seul temps d’évacuation : réaction à l’alarme, respect de la procédure, communication, leadership, contrôle des zones, accompagnement des tiers, comportement au point de rassemblement et manière dont les situations inattendues sont gérées.
Immédiatement après l’exercice, un débriefing avec les travailleurs concernés est organisé. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Où des hésitations sont-elles apparues ? Qu’est-ce qui s’est déroulé différemment de ce qui était prévu ? Quelles informations manquaient ?
Ce retour immédiat est particulièrement précieux : l’exercice est encore frais dans les mémoires et les participants peuvent expliquer les raisons qui les ont amenés à prendre certaines décisions.
- Des observations aux mesures d’amélioration concrètes
Un exercice d’évacuation sans suivi n’a qu’une utilité limitée.
C’est pourquoi nous intégrons l’exercice dans un rapport complet reprenant nos observations, les points forts, les difficultés constatées ainsi que des propositions concrètes de mesures d’amélioration.
Lorsque cela est pertinent, nous mettons nos constats et recommandations en relation avec la législation et la réglementation belges applicables, notamment le Code du bien-être au travail ainsi que les prescriptions en vigueur en matière de prévention incendie et d’évacuation.
Ainsi, un exercice d’évacuation ne se termine pas par le simple constat « tout le monde était dehors en moins de quatre minutes », mais par une réponse concrète à trois questions bien plus importantes :
Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Et qu’allons-nous améliorer avant le prochain exercice ? Et qu’allons-nous améliorer avant le prochain exercice ?
Michaël Marbais
Entrepreneur et conseiller en prévention niveau 1.
En tant que dirigeant de Kingsm3n, Ken Do It et S.Godart, il aide les entreprises à concrétiser la sécurité, la sûreté, le leadership et les politiques centrées sur l’humain – dans chaque routine comme dans chaque situation de crise.
